スピード会計の仕組み
本サイトでは、
会計スピードを上げることが、
経営のあらゆる面で効果が出るという前提で、
いろいろと情報をお伝えしています。
会計スピードを上げるとは、
「経営活動と連動して、
リアルタイムに会計数値を把握できる仕組みを構築する」
ということです。
このような仕組みを経営者が頑張って構築できれば、
経営のあらゆる面でプラスの効果が生まれ、
業績も上がり、社内コミュニケーションも良くなり、
経営者としても経営が楽しくなるはずです。
そして、
「会計スピードを出すためにはどうすればよいのか？」
という点については、
あらゆる面での検討が必要なのですが、
その1つのツールとして「マネーフォワード」を私は押しています。
マネーフォワードの機能的な良さは
これまでもお伝えしてきましたし
これからもお伝えしていきたいと思いますが、
今回は「人間の弱さ」をフォローしてくれる要素として、
マネーフォワードの良さをお伝えしたいと思います。
人間の習性
会計スピードを出そうとすると、
どうしても経理的な処理や入力処理を
スピード感もって効率的に行う必要があります。
この入力スピードという点においては、
当然、入力するボリュームにも影響を受けますが、
実はその他にもっと影響を受けるものがあります。
それは、
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面倒くさいという人間の習性
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です。
人間というものは、
どうしても面倒くさいものを後回しにする傾向があります。
簡単で誰にでもできることだけど、
ちょっと手間がかかるようなもの。
このようなものが
どうしても後回しになってしまいがちです。
実は、会計数値を作る際も、
この「面倒くさい」という人間の習性が、
スピードを遅くしていることが多々あります。
もう少しわかりやすく説明するために、
会計入力を大きく3つのフェーズに分けて
説明をさせていただきますと以下のように分けられます。
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第1歩（動き出し）：簡単だけど少し面倒
第2歩（加速）：少し知識がいるけど、動き出せば進む
第3歩（まとめ）：最終的なチェック
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この3つのステップについて
もう少しイメージをしてもらうために、
「預金の動きの入力」
という作業を例に以下で具体的に説明をさせていただきます。
従来の流れ
これまでの経理実務では「預金の動き」を入力する際は、
以下のような業務となっていました。
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■第1歩
＜業務＞
・預金通帳を記帳したり、コピーする
・WEB口座情報へログインして情報を入手する
＜特徴＞
・通帳の記帳やコピーをするのが面倒くさくて遅れる
・WEB口座のアクセスが面倒くさくて遅れる
■第2歩
＜業務＞
・預金口座の動きをもとに「日付」「科目」「金額」「支払先」を登録する
＜特徴＞
・手入力のボリュームが多い
・入力時に間違えて入力する
・経理人員が増えてしまう場合もある
■第3歩
＜業務＞
・入力の間違いがないかを確認する
＜業務＞
・第2歩の入力が精一杯で確認の時間がとれない
・第2歩で入力ミスが多く、時間がかかる
・結果として会計数値をまとめて、数値分析するところまでたどり着かない
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まずは初動の第1歩として、
入力のための情報を集める時点で、
人間の弱さが出て、後回しになることが多いです。
そして、そこが遅れると、
ずるずると第2歩、第3歩も遅れます。
このような流れで作業がたまっていくのですが、
人間は作業がたまればたまるほど後回しにしてしまいます。
ここでも人間の弱さが出ます。
結果として、
会計スピードが遅くなる上に、
たまったものを一気に作業で片付けるため精度も落ち、
会計を経営に活用するどころではありません。
１つ１つは些細なことなのですが、
それが積もり積もって、
会計スピードどころではなくなります。
マネーフォワード導入の場合のイメージ
次に、マネーフォワードを導入すると、
どのようなイメージになるのでしょうか？
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■第1歩
＜業務＞
・預金通帳を記帳したり、コピーする必要なし
・WEB口座情報へログインして情報を入手する必要なし
＜特徴＞
・情報は自動取得してくれるのでここの作業が基本的に無くなる
■第2歩
＜業務＞
・預金口座の動きをもとに「日付」「科目」「金額」「支払先」を登録する際に、
「日付」「金額」「支払先」は、第1歩と同時に自動取得されるので作業が無くなる
・「科目」についてもAIの自動学習で候補が自動表示される
＜特徴＞
・純粋に入力工数が削減される
・人が手入力するより自動データ取得のため、ミスが無くなる
■第3歩
＜業務＞
・入力の間違いがないかを確認する（＝ここは従来と同じ）
＜業務＞
・第1歩、第2歩が自動化されることで、第3歩のための時間ができる
・人が頭を使って実施すべき第3歩に、時間特化できる
・確認と合わせて、数値分析等の付加価値業務に時間を割当てられる
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ざっくりとですが、
Before⇔Afterのイメージは
わきましたでしょうか？
機械が得意で、かつ、人間が面倒くさいと思うようなステップを
マネーフォワードが実施してくれて、
本来、人間が実施すべきところに、
社内の大切なリソースを割けることになります。
ちなみに、私の体感的には、
全体の作業工数は1/5くらいになったうえに、
精度とスピードが上がります。
そして、付加価値の高い業務に時間を費やせます。
今回の例は、
「預金の動きの入力」
という項目でご説明しましたが、
他にもいろいろと項目はあります。
あらゆる項目で、
このようなことが起きるため、
会社全体で見たときの生産性はかなり高まります。
まとめ
ということで今回は、
「人間の弱さ」をフォローしてくれるツールとして、
マネーフォワードの機能面の特徴をお伝えさせていただきました。
地味なテーマですが、
会計・経理視点で考えると、
この「人間の弱さ」をどのように克服するかは、
実はとても重要です。
私自身も自らの事務所の会計入力を
どうしても後回しにしていた過去がありましたが、
マネーフォワードと出会ってからは変わりました。
マネーフォワードを導入し、きちんと仕組みを整えることで、
リアルタイムに数値把握ができるようになり、
入力がたまって後回しになっていることに対するストレスも解消されました。
そう考えると、
「マネーフォワードを使わない理由はない」
ということになります。
是非、社長自らがまずは体験してみると良いと思います。