2022年1月からの電子帳簿保存法対応
2022年1月以降の電子取引の電子保存義務化に向けて、
現在、クライアントへ制度の概要の説明と
対応策のアドバイスを続けています。
電子化を望む会社は多いものの、
税法的に認められる形の電帳法要件を満たすのは、
依然としてハードルが低いわけではありません。
各社が独自に対応するには限界ありますので、
いろいろなシステム会社が提供しているサービスの利用を
検討せざるを得ないのが現実的な状況ではないでしょうか？
弊所は、基本的にマネーフォワードツールに特化を決めて
ここ数年取り組んでいることもあり、
ご案内するサービスはマネーフォワード関係のツールが多いのですが、
各種ツールを説明する際にはどうしても、
「使うと便利な気がするけど、どれくらい利用料がかかるんですか？」
といったクライアントの反応があるものです。
個人的には、一定規模以上になれば、
利用料について悩んで効率の悪い業務を続けるよりは、
マネーフォワードツールをフル活用して、業務効率を上げる方が、
利用料を上回るコストメリットがあると考えています。
とはいえ、新たな支出に抵抗があることは理解もできます。
そのようななかで、
今回の電帳法対応の一部義務化をどのように乗り切るかですが、
マネーフォワードが新たにリリースした「マネーフォワードクラウドBox」は、
多くの会社の救世主になりそうです。
というのも、
まずは「無料」で利用できるからです。
おそらくサービスとしては将来的には有料化されると思いますが、
とりあえず無料で使い始められることは、
クライアントに紹介するうえでもとても紹介がしやすくて助かります。
無料で利用を開始して、
いずれ有料になるとマネーフォワードの戦略に
はまっているような気もするかもしれませんが…、
電子取引の電子保存対応が強制化されるまで1ヵ月を切った状況を考えると、
もしまだ無策の状況であれば、いったん利用してみてはいかがでしょうか？
弊所のクライアントにも一通り説明をしてきましたが、
「マネーフォワードクラウドBox」の利用について、
否定的な会社は1社もありませんでした。
ということで、
こちらの記事でも自信をもってお勧めすることにしました。
無料で始められるというのが大きなメリットではあるとはいえ、
やはり多くの会社が対応が難しい状況を考えると、
とても助かるサービスだと思います。
電子取引の電帳法対応の概要
ここで少し、電帳法について
簡単におさらいをしてみたいと思います。
ここからはマネーフォワードの資料がわかりやすいので、
資料を拝借しながら、ご説明できればと思います。
まず、電帳法の全体像は以下のような感じですね。
マネーフォワード社「令和3年度税制改正による電子帳簿保存法の概要と対策ガイド」より引用
上図の「①電子帳簿保存」は帳簿関係の話ということで、
会計ソフトが電帳法対応しているかどうか次第のところではありますので、
今回は、あまり深入りはしないようにします。
とりあえず会計ソフトとしての
マネーフォワードも電帳法対応をされるとのことなので、
そちらを利用してもらえればといった感じでしょうか。
そして、一般的に電帳法対応でより議論になるのが
上図のうちの
②スキャナ保存
③電子取引
の2つになると思います。
要するに、帳簿作成のもとになる
諸々の資料・証憑類を紙保存ではなく、
電子保存するための制度が②③になります。
税法上は、勝手に電子保存をしても認められず、
一定の電子保存のための要件とステップを
満たさないといけないルールになっています。
その際のルールとして
②スキャナ保存⇒紙で受け取った証憑類を電子保存する場合のルール
③電子取引⇒電子的に受け取った証憑類を電子保存する場合のルール
の２つに分けて定められています。
一般的には
紙をなくしていこうという時代の流れのなかで、
②のスキャナ保存制度について
議論をこれまでされていることが多かった気がします。
但し、2022年1月から強制適用されるのは、
一般的に需要の高い「②スキャナ保存」ではなく、
「③電子取引」の方になります。
この③の電子取引というのは、
たとえば、
・メールで来た請求書
・オンラインで購入したものの電子的な領収書
といったようなものです。
最近はこのような電子的な取引も多いですよね。
このような電子取引については、
従来は紙に出力して保存をしている場合も多かったのではないでしょうか？
それが、2022年1月以降は、
③の電子取引については、
紙での保存ではなく、電子的な保存が強制化される、
といったお話になります。
別に紙出力すること自体は当然問題ないのですが、
仮に紙出力をしたとしても、
税務的な証憑類の保存という意味では、
電子的な保存を別途しておくことが必須になるのです。
電子取引について
とはいえ、
「もともと電子的な証憑なので、当然なのではないですか？」
「電子的な証憑なので、最初から電子的な保存していますよ」
といった声もよくあります。
ただ、税法で電子保存が求められている③の電子取引というのは、
実はそれほど単純なものではありません。
電子的に受け取った請求書を、
自社のクラウドのフォルダに整理して保存していたとしても、
それだけでは全く税法の要件を満たしていないので、
2022年1月以降は「アウト」になります…。
それでは、どのような要件を満たす必要があるかですが、
こちらもマネーフォワードの資料をもとにしますと、
下図のような要件が必要になります。
マネーフォワード社「令和3年度税制改正による電子帳簿保存法の概要と対策ガイド」より引用
上図でいうところの右の「改正後」というのが、
2022年1月以降に求められる要件になります。
これでも従来の要件よりは緩和されていて、
要件を満たしやすくはなっているのですが、
それでもハードルが低いわけではありません。
この要件をざっくり簡単に表現すると
・電子的に受けとった証憑類にはタイムスタンプを押す必要がある
・タイムスタンプを押した証憑類を検索できるような形で保存をする
といったものです。
ここで、
「タイムスタンプって何？」
という質問もよくあるのですが、
電子文書が存在や、それが改ざんされていないことを証明するスタンプで、
きちんと公的な認証を受けた機関が提供するものでなければいけません。
一般的には、タイムスタンプを1つ押すのに、
たとえば10円かかるといったようなサービスを利用しないといけないので、
この時点でサービス利用投資が必要になります。
また、タイムスタンプを押しただけではだめで、
「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索要件として
検索できるような形で保存をしないといけない、
というルールになっています。
実際には、もう少しアナログなやり方で、
上記の要件の代替的な要件を満たして
要件クリアすることもルール上は可能なのですが、
現実的には、自社内でこのような要件を満たす形の環境を整備するのは難しく、
結局は何らかのサービスを利用する方が現実的になります。
マネーフォワードクラウドBox
ここまでの説明で、
今回の電子取引の電帳法対応が、
かなり大変であることはご理解いただけたのではないかと思います。
そして前置きが長くなりましたが、
この電帳法対応にあたって是非お勧めしたいのが、
「マネーフォワードクラウドBox」
ということになります。
マネーフォワード社「令和3年度税制改正による電子帳簿保存法の概要と対策ガイド」より引用
上図の真ん中にあるツールが
今回の「マネーフォワードクラウドBox」になります。
上図の右から矢印が出ているフローになりますが、
電子的な取引に関する証憑類を
この「マネーフォワードクラウドBox」にアップロードするだけで、
あとは何も考える必要はありません。
税法の細かいルールを考えたりすることなく、
とりあえずアップロードをするだけ
・自動でタイムスタンプを付与してくれる
・検索できる形で保存してくれる
という、シンプルではありますが、とても便利なツールになります。
これを無料で利用できるということで、
弊所のクライアントへこれを説明した際には、
例外なく利用を即決されていました。
アップロードするだけのシンプルな構造なので、
利用方法がわからないということはまずありませんし、
私自身も実際に利用をしましたが、
使わないという選択肢は特にない気がします。
いずれ有料化される場合には、
改めてサービスを利用し続けるかは検討すればよいかと思いますが
まず、法律の型を覚えるという意味でも、
是非試しに利用してみて損はない気がします。
なお、今回の電子取引の対象は、
自社が発行した電子的な証憑も対象になります。
たとえば、
「請求書をメールで送っている」
といったような場合にも、
この取引は電子取引に該当するので、
上記の要件を満たした形で保存が必要となります。
その際に、
マネーフォワードの請求書機能も活用していた場合には、
自動で「マネーフォワードクラウドBox」にデータ連携される仕組みになっているので、
アップロードの手間もなく、より業務が効率化されます。
このように、マネーフォワードには、
その他にも経費関係ツールや給与関係ツールといった、
あらゆる業務ツールがリリースされていますので、
トータルで利用していくと、社内全体の業務を効率化・デジタル化していけると思います。
最後に
今回は法的に強制適用されていませんが、
多くの会社が一番興味がある下図の「②スキャナ保存」についても
「③電子取引」が強制適用されるのを機に、
本格的に取り組みたいという声は弊所のクライアントでもとても多かったです。
スキャナ保存の要件についても
詳細の要件のご説明は割愛させていただきますが、
参考までに下図でご紹介をさせていただきます。
マネーフォワード社「令和3年度税制改正による電子帳簿保存法の概要と対策ガイド」より引用
そして、マネフォワードの各種ツールが
電帳法にどのように対応しているかといった点では、
以下のように現時点では整理されています。
マネーフォワード社「令和3年度税制改正による電子帳簿保存法の概要と対策ガイド」より引用
電子取引から強制適用が開始された電帳法ですが、
これを仕方なく対応するのではなく、
逆に、業務を全体的に見直し、効率化・デジタル化できる
素晴らしい機会ととらえていただきたいと思っています。
そしてその先には、月次決算も早期化や
社内数値管理の精度向上も達成できると思いますので、
企業成長の基盤が確立していけるはずです。
マネーフォワードの各種機能を組み合わせながら、
自社にとって最適な業務フローを、
是非検討してみていただきたいと思います。